Welche Büro-Kennzahlen sind relevant?

Früher oder später setzen sich die meisten Unternehmen mit der Frage auseinander ob das aktuelle Büro-Design für die Firmen-Performance förderlich oder hemmend ist.

Die Sinnhaftigkeit des Büro-Performace-Checks ist schnell erklärt:

• Einerseits unterliegen Büros einem natürlichen Alterungsprozess.

• Andererseits hat sich aufgrund der scheinbar unaufhaltbaren Digitalisierung die Art zu arbeiten und in weiterer Folge auch der Flächenbedarf massiv geändert.

Anders als früher, spielen heute hierarchische Strukturen eine geringere Rolle. Gleichzeitig wird verstärkt projektbezogen gearbeitet.

Kommunikation und Interaktion werden immer wichtiger.

Das muss durch offene, flexible Flächenkonzepte mit Kontakt- und Interaktionsmöglichkeiten ermöglicht werden. Ziel ist eine förderliche Zusammenarbeit zwischen verschiedenen Abteilungen und Projektteams.

Gibt es genügend Platz zur Entfaltung?

Von entscheidender Bedeutung ist, dass die Mitarbeiter genügend Platz vorfinden, um sich, mit Hinblick auf die Unternehmensperformance, entfalten zu können. Auch in modernen und effizienten Großraumbürokonzepten sollte jeder Mitarbeiter daher nicht weniger als 10-15 Quadratmeter zur Verfügung haben. Allerdings kann es hier, je nach Arbeitsfunktion, zu Abweichungen kommen - ein Belegungsplan mit Angaben wie Quadratmeterfläche in Verhältnis zur Anzahl der Mitarbeiter, die am Arbeitsplatz regelmäßig präsent sind, macht da schon Sinn.

The implicit Office - Moderne Arbeitswelten

• Wie sieht der Arbeitsplatz der Zukunft aus?

• Welche Anforderungen bringt die Arbeitswelt von morgen mit sich?

Ästhetische Möbel, der richtige Tisch am richtigen Ort, die passende Wandfarbe, um sich in entspannte und doch konzentrierte Stimmung zu versetzen:

Es ist durchaus wichtig, diese expliziten Komponenten beim Office der Zukunft mitzudenken, doch sind sie der Mühe in finanzieller wie konzeptueller Hinsicht nicht wert, wenn das Gesamtkonzept nicht stimmt. Dazu gehört die Auseinandersetzung mit sich selbst als Unternehmen und der damit einhergehenden Sinn-Frage:

• Wer bin ich, wer will ich sein, heute und in Zukunft?

• Was kann ich dafür tun, um dieses Unternehmen zu werden (und zu bleiben), das ich sein will?

Die Zeiten sind vorbei, in denen es reichte, den Mitarbeitern einen etwas größeren Schreibtisch in einem „repräsentativen“ Bürogebäude zu bieten. Es kommt immer mehr auf etwas an, das weniger greifbar ist – das implizit wirkt. Ein bestimmtes Mindset, das sich durch alle Abteilungen hindurchzieht, das nicht nur ein Lippenbekenntnis ist, sondern gelebt wird. Dies braucht oft Zeit und Geduld und geht nicht von heute auf morgen. So etwas will organisch wachsen. Daher braucht es eine ganzheitliche Betrachtung der folgenden beiden Achsen:

Raum-Achse (die physische Zugehörigkeit der Mitarbeiter zum Unternehmen)

• Work-Space (die ideale Mitarbeiter-Ausstattung je nach Profession)

• Change-Space (die maximale Veränderung)

Kultur-Achse (die psychische Zugehörigkeit der Mitarbeiter zum Unternehmen)

• Net-Work (das moderne konnektive Arbeiten)

• Mind-Work (die Haltung innerhalb des Unternehmens)

Wie können Mitarbeiter am besten arbeiten?

Das hängt ganz von der Aufgabenstellung ab. Mal ist es konzentriert alleine am Schreibtisch, mal im Kreis stehend mit dem Team vor einem Flipchart, mal im Gespräch mit einem Kunden im Meetingraum. Der Arbeitsort soll sich auf jeden Fall leicht an unterschiedliche Situationen und Bedürfnisse anpassen können und flexibel sein.

Office Zukunft - smarter und flexibler Workspace

Das Office der Zukunft wandelt sich zum smarten und flexiblen Workspace. In den 2020ern und 2030ern wird es verstärkt „Arbeitsorte“ geben, die Kreativität, Austausch und lebenslanges Lernen fördern. Das drückt sich zum einen in einer hochgradigen – analogen wie digitalen – Vernetzung aus, zum anderen in Räumen, die zum Lernen, Entspannen, Konzentrieren, Brainstormen und

Kommunizieren einladen. Themen wie Gemeinschaft, Gesundheit, Mobilität und Zugang zu Dienstleistungen, die den Alltag vereinfachen, erweitern dieses „Arbeits-Umfeld“ und lassen es zu einem gesamtheitlichen Mikrokosmos werden, aus dem sich der Einzelne phasenweise das zusammenstellt, was für ihn gerade relevant ist – und unterstützend wirkt. Dies fordert ein höheres Maß an vielfältigen Optionen als bisher und bedeutet in letzter Instanz, dass die Ansprüche an die idealen Arbeitsorte größer werden.

Das „Implicit Office“ - Raum erzeugt Kultur

Das „Implicit Office“ erzeugt neben seinen rein funktionalen Aufgaben vor allem die Identifikation mit dem Unternehmen. Dabei geht es aber nicht nur um die Sichtbarmachung von Marke, also um das „Branding“ oder um Imitation „moderner“ Arbeitsplätze. Sondern darum, einen Raum zu erzeugen, der eine Kultur spiegelt, prägt und sich weiterentwickeln lässt. Es geht also nicht um Oberflächlichkeit und Markenembleme, sondern um ein tiefgreifendes Verständnis für das Beziehungs- und Handlungs-geflecht in einem Unternehmen. Schlicht: um die gelebte Kultur.

Statt vom Branding müssten wir in Zukunft vom „Culturing“ sprechen.

CHANGE-SPACE - OPTION DER MAXIMALEN VERÄNDERUNG

Der Change-Space sorgt dafür, dass genügend Flexibilität im Raum vorhanden ist, damit Dinge sich ad hoc ändern können. Denn die Komplexität unserer Zeit verlangt nach einem Raum, der Veränderungen zulässt, wenn sie passieren. Das signalisiert Offenheit. Dabei geht es jedoch immer um ein „Können“ und nie um ein „Müssen“.

Fest steht, dass Organisationen künftig Serendipity (zufällige wertvolle Beobachtungen) in ihre Prozesse und Strukturen einweben müssen, um – wie Nassim Taleb es so schön formuliert – „positive schwarze Schwäne“ zu erzeugen: „Entgegen den gängigen Annahmen im Bereich der Sozialwissenschaften gibt es kaum eine bemerkenswerte Entdeckung oder Technologie, die aus Absicht und Planung resultierte. Die weitaus meisten waren schlicht ,Schwarze Schwäne‘. Entdecker und Unternehmer sollten bei ihrer Strategie daher weniger auf Top-down-Planung setzen, sondern sich auf maximales Herumprobieren und das Erkennen der Chancen, die sich ihnen bieten, konzentrieren.“ Das Installieren eines Change-Space macht genau das möglich.

„OUT OF OFFICE“

Vom mobilen Arbeiten zu Hause oder unterwegs Mobilität ist das Kernelement des Change-Space. Mit der starken Verbreitung mobiler Endgeräte werden Firmendaten im Geschäftsalltag deshalb zunehmend auch unterwegs genutzt. Die Geräte sollten deshalb gut geschützt werden.

Entscheidend für mobiles Arbeiten ist der Zugriff auf Ressourcen und Endgeräte. Wobei es sich hierbei um zwei verschiedene Themenbereiche handelt: Wird der Zugriff auf bestimmte Geräte und Systeme reserviert, bleibt die Mobilität eingeschränkt. Nutzer wollen in Zukunft verstärkt mit ihren eigenen Geräten arbeiten, was für die Unternehmens-IT zur Herausforderung wird. Die Investition in Maßnahmen, um die unterschiedlichen Betriebssystemvarianten unter einen Hut zu bringen, sollten sich Unternehmen leisten. Unkompliziertes und gleichzeitig sicheres mobiles Arbeiten stellt einen großen Mehrwert für die Mitarbeiter dar – und sorgt dadurch für mehr Produktivität.

NET-WORK DAS MODERNE, KONNEKTIVE ARBEITEN

Die Dimension des Net-Work unterteilt sich in zwei wesentliche Bereiche, den Bereich der „Talents“ sowie den Bereich „Ego/ We“. Beide Bereiche sind in Wechselwirkung miteinander verbunden: Ein funktionierendes Netzwerk zieht Talente an; ein Netzwerk funktioniert nur dann, wenn der Einzelne mit sich selbst klarkommt. Das Verhältnis zwischen dem Ego des Einzelnen und der Gemeinschaft muss ausbalanciert sein – selbstverständlich gilt das für das gesamte Unternehmen und damit für alle Hierarchie-Ebenen. Hier schließt sich der Kreis wieder: Talente kommen (und bleiben!) nur, wenn es nicht zu viele Egos gibt. Diese Struktur ist netzwerkartig, denn modernes Arbeiten entsteht immer aus dem Prinzip des Netzwerks. Sie beinhaltet automatisch die Option auf Potenzialentfaltung und ist auf einer Achse mit der Struktur Mind-Work.

MIND-WORK - HALTUNG INNERHALB DES UNTERNEHMENS

Mind-Work ist Teil einer gelebten Kultur und kann deshalb auch als Haltung bezeichnet werden. Mind-Work erlaubt auch mal in die vierte Dimension zu gehen. Das bedeutet konkret: Es ist okay, wenn sich ein Mitarbeiter oder eine Mitarbeiterin während der Arbeitszeit auf ein Sofa setzt und über etwas nachdenkt. Mind-Work ist deshalb Konnektivität, vernetztes Denken, „brainfuck“. Man kann diese Haltung im Raum – implizit – sichtbarmachen, und dabei ist es egal, wie es aussieht.

Diese Struktur ist ganzheitlich und an „die Welt da draußen“ angedockt. Das Unternehmen ist keine Kapsel, sondern Teil der (sich verändernden) Welt. Angst, dass sich alles verändert und man als Unternehmen nicht up to date ist, entsteht nur, wenn man sich einkapselt und entkoppelt.